Chuyển đổi số trong lĩnh vực đất đai không chỉ được đo bằng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến hay số lượng dữ liệu được số hóa, mà còn ở khả năng duy trì việc giải quyết thủ tục thông suốt trong mọi tình huống. Tại Vĩnh Long, nhiều giải pháp linh hoạt được áp dụng nhằm bảo đảm người dân và doanh nghiệp không bị ảnh hưởng khi phát sinh sự cố kỹ thuật hoặc những vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục.
Theo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Vĩnh Long, trong 6 tháng đầu năm, đơn vị tiếp nhận 259.543 hồ sơ, trong đó có 237.302 hồ sơ được nộp trực tuyến. Toàn bộ hồ sơ đầu vào được số hóa đạt 100%, tỷ lệ giải quyết trước và đúng hạn đạt gần 99%.
Cán bộ Văn phòng Đăng ký đất đai hỗ trợ người dân đăng ký thủ tục trực tuyến, bảo đảm toàn bộ hồ sơ được số hóa. Ảnh: Hồ Thảo.
Tại các chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai, phần mềm quản lý được triển khai thống nhất từ khâu tiếp nhận, luân chuyển đến xử lý hồ sơ. Mọi dữ liệu được cập nhật trên cùng một hệ thống, giúp rút ngắn thời gian giải quyết, tăng tính công khai, minh bạch và tạo thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ.
Để phục vụ người dân tốt hơn, bộ phận một cửa tại các chi nhánh cán bộ trực tiếp hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử, hạn chế sai sót trong quá trình kê khai.
Ngay cả khi Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thanh toán trực tuyến gặp sự cố, các đơn vị không để hồ sơ bị đình trệ. Thay vào đó, cán bộ chủ động lập phiếu tạm ứng theo quy định để tiếp tục xử lý hồ sơ. Khi hệ thống hoạt động trở lại, biên lai được gửi cho người dân qua ứng dụng Zalo, bảo đảm tiến độ giải quyết không bị gián đoạn.
Với người cao tuổi hoặc người chưa hoàn tất định danh điện tử mức 2, các chi nhánh cũng chủ động ký giấy giới thiệu để công an địa phương hỗ trợ thực hiện. Nhờ cách xử lý linh hoạt này, nhiều thủ tục như gia hạn quyền sử dụng đất, đăng ký thế chấp được rút ngắn thời gian giải quyết xuống còn từ 30 phút đến một ngày, đáp ứng kịp thời nhu cầu giao dịch và tiếp cận vốn của người dân, doanh nghiệp.
Mỗi ngày tiếp nhận và trả khoảng 100 hồ sơ, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai khu vực 8 vẫn duy trì tỷ lệ giải quyết trước và đúng hạn đạt 99,8%. Theo ông Lưu Văn Dũng, Giám đốc Chi nhánh, toàn bộ quy trình được quản lý trên phần mềm và theo dõi bằng KPI của từng bộ phận, từng viên chức, qua đó kịp thời xử lý hồ sơ có nguy cơ trễ hẹn, hạn chế người dân phải đi lại nhiều lần.
"Tôi giao tổ trưởng theo dõi, chấm KPI hằng ngày; đồng thời phân công một cán bộ chuyên trách kiểm tra kỷ luật, tiếp công dân và cùng tổ trưởng rà soát tiến độ công việc vào cuối mỗi ngày. Qua đó, chuyển từ tư duy hỗ trợ sang phục vụ người dân, từng viên chức nâng cao trách nhiệm, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết hồ sơ", ông Dũng chia sẻ.
Thước đo rõ nhất của những đổi mới trong giải quyết thủ tục đất đai chính là sự hài lòng của người dân. Bà Nguyễn Thị Vân (xã Mỹ Thuận) cho biết gia đình còn một phần diện tích hơn 200 m² chưa được cấp giấy chứng nhận do sót sau quá trình đo đạc trước đây. Khi được mời bổ sung hồ sơ, việc liên hệ ban đầu gặp khó khăn vì bà đã thay đổi số điện thoại. Tuy nhiên, sau khi bà chủ động đến Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai để hỏi thông tin, hồ sơ nhanh chóng được tiếp nhận và chỉ chưa đầy hai ngày sau, cán bộ đã xuống tận nơi đo đạc.
Theo bà Vân, điều khác biệt lớn nhất so với trước đây là toàn bộ thủ tục được giải quyết tập trung tại một đầu mối, thay vì phải đi nhiều nơi như trước. "Sau khi nộp hồ sơ, tôi còn được cấp mã tra cứu để theo dõi tiến độ xử lý trên điện thoại, biết hồ sơ đang ở bước nào mà không phải đến cơ quan hỏi như trước. Cách làm này rất minh bạch và thuận tiện", bà Vân bộc bạch.
Lãnh đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Vĩnh Long cho biết, việc triển khai đồng bộ phần mềm quản lý giúp người dân có thể theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ trực tuyến, đồng thời tạo điều kiện để cán bộ kiểm soát chặt chẽ thời gian xử lý từng công đoạn, hạn chế tình trạng hồ sơ tồn đọng hoặc quá hạn.
Không chỉ số hóa quy trình nội bộ, đơn vị còn phối hợp tham mưu Sở Nông nghiệp và Môi trường trình UBND tỉnh bãi bỏ một thủ tục hành chính cấp tỉnh trong lĩnh vực đất đai. Đồng thời, 21 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết được công khai trên cổng thông tin điện tử để người dân dễ dàng tra cứu và thực hiện.
Tuy vậy, quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực đất đai vẫn còn một số khó khăn, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật thường xuyên được sửa đổi, bổ sung khiến cả cơ quan quản lý và người dân phải mất thời gian cập nhật để thực hiện đúng quy định.
Thái độ phục vụ chuyên nghiệp, tận tình của cán bộ góp phần nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính. Ảnh: Hồ Thảo.
Ngoài ra, việc sắp xếp, chuyển giao tài sản công, chuyển đổi hình thức sử dụng đất giữa các đơn vị sự nghiệp vẫn còn một số vướng mắc do chưa có hướng dẫn đồng bộ. Một số trường hợp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trước đây được cấp đứng tên chi nhánh ngân hàng hoặc chi nhánh điện lực cũng đang chờ hướng dẫn xử lý vì theo quy định hiện hành, các chi nhánh không có tư cách pháp nhân.
Bà Nguyễn Thị Diệu Thê, Phó Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Vĩnh Long, cho biết, thời gian tới, chúng tôi tiếp tục nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai và tối ưu quy trình xử lý hồ sơ, đồng thời tiếp tục duy trì những giải pháp linh hoạt trong quá trình giải quyết thủ tục nhằm bảo đảm người dân không bị ảnh hưởng khi phát sinh sự cố kỹ thuật hoặc vướng mắc trong thực tiễn.