Tỉnh Thanh Hóa đang tạo dấu ấn mới trong tiến trình chuyển đổi số lĩnh vực đất đai khi triển khai thí điểm tích hợp thông tin Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất - thường gọi là “sổ đỏ” lên ứng dụng định danh điện tử VNeID.
Đây cũng là địa phương đầu tiên trên cả nước triển khai thí điểm nội dung này, mở ra hướng tiếp cận mới trong quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu đất đai: thay vì người dân phải mang theo nhiều loại giấy tờ, thông tin đã được xác thực có thể được khai thác trực tiếp từ các cơ sở dữ liệu được kết nối.
Động thái này được cụ thể hóa trong phương án tái cấu trúc 22 thủ tục hành chính đặc thù lĩnh vực đất đai thuộc thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Đăng ký đất đai và các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Thanh Hóa mới được UBND tỉnh phê duyệt bằng Quyết định số 2670/QĐ-UBND.
Điểm đáng chú ý nhất của phương án là thay đổi cách thức thực hiện thủ tục hành chính. Những thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc nền tảng số tin cậy sẽ được cơ quan nhà nước chủ động khai thác để thay thế thành phần hồ sơ tương ứng.
Người dân, doanh nghiệp vì thế không phải nộp lại những giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có dữ liệu. Trường hợp thông tin chưa thể khai thác do hệ thống chưa kết nối đầy đủ hoặc dữ liệu chưa chính xác, cơ quan tiếp nhận phải thông báo rõ lý do và hướng dẫn bổ sung bằng hình thức điện tử.
Với cách làm này, “sổ đỏ” không chỉ còn là một loại giấy tờ được cất giữ trong tủ hồ sơ gia đình mà từng bước trở thành dữ liệu số có thể khai thác trong các giao dịch hành chính.
Một góc tỉnh Thanh Hóa. Ảnh. T. Thủy.Theo phương án được phê duyệt, khi giải quyết thủ tục đất đai, người dân sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh. Hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất, tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử từ cơ sở dữ liệu đất đai, dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã được kết nối.
Đáng chú ý, Giấy chứng nhận đã cấp có thể được khai thác từ cơ sở dữ liệu đất đai và ứng dụng VNeID thay vì yêu cầu người dân xuất trình lại bản giấy trong những trường hợp dữ liệu đã sẵn sàng. Nội dung này được áp dụng trong nhiều thủ tục như tách, hợp thửa; cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận; đăng ký biến động và một số thủ tục liên quan khác.
Sau khi thủ tục được giải quyết, hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai VNLIS sẽ chuyển dữ liệu Giấy chứng nhận sang Bộ Công an để thông báo và cập nhật kết quả vào ví giấy tờ trên ứng dụng VNeID của tổ chức, cá nhân.
Như vậy, một quy trình khép kín đang được hình thành: dữ liệu được số hóa, xác thực, khai thác để giải quyết thủ tục và tiếp tục được tái sử dụng cho những giao dịch sau.
Cùng với nhiệm vụ làm sạch dữ liệu trên diện rộng, Thanh Hóa đang triển khai thí điểm việc khai thác dữ liệu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên ứng dụng VNeID tại xã An Nông.
Đáng chú ý, là địa phương được lựa chọn thí điểm thực hiện đồng bộ dữ liệu đất đai, xã An Nông vừa ghi nhận công dân đầu tiên trên toàn quốc được nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thông qua mã định danh VNeID. Đây được xem là dấu mốc quan trọng trong quá trình kết nối, khai thác dữ liệu đất đai trên môi trường số, đồng thời cho thấy dữ liệu đất đai sau khi được chuẩn hóa, đồng bộ có thể phục vụ trực tiếp người dân.
Theo Sở Nông nghiệp và Môi trường Thanh Hóa, dữ liệu Giấy chứng nhận, bản quét và mã QR trên địa bàn cơ bản đáp ứng điều kiện để nghiên cứu tích hợp, khai thác trên VNeID. Việc lựa chọn An Nông làm địa bàn đầu tiên nhằm đánh giá quy trình nghiệp vụ, giải pháp kỹ thuật, khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa VNLIS và VNeID trước khi có thể triển khai rộng.
Việc người dân đầu tiên được nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thông qua mã định danh VNeID tại An Nông cho thấy hiệu quả bước đầu của quá trình số hóa, chuẩn hóa và kết nối dữ liệu tại Thanh Hóa. Thay vì chỉ tồn tại dưới dạng hồ sơ giấy, thông tin về quyền sử dụng đất từng bước được xác thực, quản lý và khai thác trên nền tảng số, tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Theo định hướng này, nếu kết nối được vận hành ổn định, người dân có thể tiếp cận thông tin đất đai của mình thuận tiện hơn trên môi trường số, góp phần giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy. Kết quả thí điểm tại An Nông cũng sẽ là cơ sở để đánh giá khả năng tái cấu trúc, cắt giảm thành phần hồ sơ là Giấy chứng nhận dạng giấy trong giải quyết thủ tục hành chính.
Song song với nhiệm vụ số hóa và kết nối dữ liệu, Thanh Hóa đang hoàn tất các thủ tục đầu tư dự án xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai với tổng kinh phí dự kiến khoảng 2.502 tỷ đồng. UBND tỉnh đã phê duyệt dự toán nhiệm vụ lập báo cáo nghiên cứu khả thi; Sở Nông nghiệp và Môi trường đã lựa chọn đơn vị tư vấn, ký hợp đồng lập và thẩm tra báo cáo.
Ông Lê Văn Tiến, Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường Thanh Hóa nhấn mạnh tinh thần chủ động, khẩn trương phối hợp với các bộ, ngành và địa phương để vừa bảo đảm tiến độ làm sạch dữ liệu, vừa chuẩn hóa nền tảng phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu đất đai. Trong đó, An Nông đang trở thành địa bàn tiên phong, từ thí điểm đồng bộ dữ liệu đến ghi nhận công dân đầu tiên trên toàn quốc nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thông qua mã định danh VNeID, tạo tiền đề để hoàn thiện mô hình và nghiên cứu nhân rộng trong thời gian tới.
An Nông là địa bàn tiên phong, từ thí điểm đồng bộ dữ liệu đến ghi nhận công dân đầu tiên trên toàn quốc nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thông qua mã định danh VneID. Ảnh: Hà Phương.Không chỉ dừng ở việc đưa giấy tờ lên môi trường số, phương án của tỉnh Thanh Hóa còn đặt mục tiêu rõ ràng về giảm thời gian, chi phí và công sức tuân thủ thủ tục hành chính.
Việc giao dịch điện tử toàn trình, sử dụng dữ liệu chuyên ngành thay thế hồ sơ giấy và tạo lập các biểu mẫu điện tử giúp loại bỏ những thành phần hồ sơ không cần thiết. Người dân, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí in ấn, sao chụp, đi lại mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian chờ đợi.
Các con số trong phương án cho thấy hiệu quả khá rõ. Với thủ tục đăng ký đất đai lần đầu đối với trường hợp được Nhà nước giao đất để quản lý, chi phí tuân thủ dự kiến giảm từ 8,25 triệu đồng xuống còn 2,25 triệu đồng. Với thủ tục tách thửa hoặc hợp thửa, mức chi phí tuân thủ giảm từ 4,125 tỷ đồng xuống 1,875 tỷ đồng. Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận giảm từ 36,25 triệu đồng xuống 11,25 triệu đồng.
Ở một số thủ tục, mức tiết kiệm còn rất đáng kể. Thủ tục đăng ký đất đai lần đầu có mức tiết kiệm 76,92%; cấp đổi Giấy chứng nhận tiết kiệm 68,96%; đăng ký biến động chuyển mục đích sử dụng đất không phải xin phép cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiết kiệm 66,67%.
Riêng thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận cho người nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng trong dự án bất động sản, tổng chi phí thực hiện trong một năm theo tính toán giảm từ 4,8125 tỷ đồng xuống 2,0625 tỷ đồng, tiết kiệm 2,75 tỷ đồng, tương đương 57,14%.
Phía cơ quan hành chính cũng được hưởng lợi từ quá trình này. Khi hồ sơ được tiếp nhận, xử lý trên môi trường điện tử, cán bộ không phải kiểm tra, đối chiếu lại những dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không được yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu dùng chung. Mọi yêu cầu bổ sung, thông báo và trả kết quả được thực hiện thống nhất trên hệ thống, qua đó tăng tính minh bạch, khả năng truy vết và trách nhiệm giải trình.
Đây cũng là sự thay đổi về phương thức phục vụ. Bộ phận một cửa sẽ giảm đáng kể khối lượng công việc tiếp nhận trực tiếp tại quầy, chuyển trọng tâm sang hỗ trợ từ xa và xử lý hồ sơ trực tuyến. Cùng với đó, cơ quan quản lý có điều kiện kiểm soát toàn diện hơn tiến độ, quy trình và kết quả giải quyết thủ tục.